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3 conseils pour maintenir une librairie utile, active et à jour
Vous avez commencé l’implémentation de votre solution, les principaux utilisateurs et contributeurs sont formés, vous commencez à vous familiariser avec l’outil et ses fonctionnalités ? C’est le bon moment pour définir comment vous allez faire vivre l’outil implémenté sur le long terme.
Vous le savez à présent, la librairie de contenus est la pièce maîtresse de votre solution. L’efficacité de votre processus dépend de son maintien en bonnes conditions.
Nous allons vous partager 3 conseils qui vous permettront d’assurer le bon fonctionnement de votre outil.
01.
Décrivez votre stratégie
L’objectif ici est de définir une stratégie très claire et simple, avec des rôles par type d’utilisateurs, qui couvriront l’ensemble des contenus.
Si vous avez déjà un processus de mise à jour de contenus, vous pouvez l’adapter à la solution que vous aurez choisi. L’important est que chaque contenu soit géré en terme de mise à jour, approbation, multilingue si pertinent également.
Plus vos rôles et périmètres seront définis clairement, plus il sera simple de les paramétrer dans l’outil.
02.
Paramétrez votre stratégie dans l’outil
En principe, vous aurez paramétré tous les utilisateurs et les rôles au moment de l’onboarding. En vous basant également sur votre stratégie, vous pouvez ainsi paramétrer les workflow de mises à jour de contenus par type, en leur affectant des dates d’expiration récurrentes. Par exemple : les données dynamiques chiffrées en mensuelles ou trimestrielles (comme les données d’AuM), de performances, les données RH concernant le personnel et des cycles semestriels pour les données propres aux fonds et stratégies (dont la fraîcheur et cohérence avec les tendances et marchés est déterminante pour remporter vos RFP), ou encore annuels pour les données référentielles (comme l’historique de la société, les organigrammes, les biographies) etc.
03.
Faites vivre votre stratégie au quotidien
Faire vivre votre stratégie, c’est l’animer au quotidien, à travers ces axes :
- Contributeurs : vous pouvez créer une communauté, avec une gouvernance et des rencontres périodiques, qui vous permettront de vous assurer que les rôles attribués sont bien remplis, que vos utilisateurs sont à jour et formés aux fonctionnalités de l’outil. Ces rencontres vous permettront également de répondre à leurs questions et tout simplement de maintenir un intérêt constant autour de cette activité.
- Librairie et contenus : animer votre librairie, au-delà de la mise à jour des contenus, consiste à en ajouter de nouveaux selon les tendances que vous détectez, supprimer ceux qui ne sont jamais utilisés, faire évoluer les images, graphiques et styles avec votre charte interne, veiller à traduire les contenus dans toutes vos langues d’usage, catégoriser et taguer vos contenus pour une meilleure recherche et proposition dans vos réponses de questionnaires etc.
- Tableaux de bords et indicateurs : enfin pour accompagner l’animation des utilisateurs et contenus, vous pouvez vous appuyer sur les tableaux de bords et indicateurs proposer par vos solutions ou en créer des personnalisés (si l’option vous est proposée) pour suivre :
- Les contenus les plus ou moins utilisés.
- Les questions ou mots clés demandés par vos clients et prospects mais qui ne renvoient à aucun résultat dans votre librairie.
- Le taux de contenus à jour/expirés
- Les contenus dont la date d’expiration approche, est dépassée ou n’est pas paramétrée.
- Le taux de couverture des langues secondaires, c’est-à-dire la présence ou absence des contenus pour chaque langue.
Quelque soit la stratégie que vous décidez d’implémenter, ou les indicateurs que vous choisissez de suivre, si vous souhaitez maintenir l’efficacité de votre solution, vous devez réserver du temps pour faire vivre votre outil et susciter l’intérêt de vos utilisateurs. Par exemple, vous pouvez célébrer les succès ou définir des paliers à atteindre que vous pourrez associer à des récompenses, soyez créatifs !
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