Vous êtes intéressé(e) par l’automatisation et souhaitez en savoir plus ?
Consultez nos articles sur le même sujet.
Choisir son outil RFP : 4 fonctionnalités clés
Vous avez établi vos besoins, vos points forts et vos freins ? Vous êtes donc prêt à démarrer votre processus de sélection et vous voudriez savoir sur quels critères évaluer les éditeurs de solutions.
Nous allons nous pencher sur les 4 principales fonctionnalités auxquelles les solutions que vous retiendrez devront répondre.
Avant de commencer, nous souhaitons préciser que nous allons aborder les fonctionnalités spécifiques aux solutions d’automatisation de questionnaires. Cela exclut les sujets liés à la sécurité, la réglementation, l’architecture IT et l’adhésion à vos normes et conventions ainsi que tous les autres sujets à considérer, quelque soit la solution que vous souhaitez acquérir.
De plus, nous vous invitons à réaliser votre propre “Due Diligence” sur tous les éditeurs avec lesquels vous considérez une collaboration, afin de vous assurer de leur solidité financière et capacité à vous accompagner dans la durée, l’adhésion de leurs valeurs aux vôtres etc.
Les 4 fonctionnalités que nous allons détailler répondent à vos plus grands challenges en tant que RFP manager, à savoir :
- Où trouver le bon contenu à jour, validé, et cela simplement et rapidement.
- Travailler avec tous les contributeurs de manière efficace, afin de limiter les tensions et les retards.
- Capitaliser sur vos réponses précédentes afin de pouvoir vous concentrer sur les questions complexes ou nouvelles, ou encore, traiter un plus grand volume de questionnaires.
- Piloter vos performances, l’avancement de vos RFP/DDQ et identifier vos points d’amélioration.
Une librairie organisée, à jour et accessible
La librairie est la pièce centrale de votre outil, elle vous permettra :
- De créer, vos contenus standards, c’est-à-dire ceux que vous pourrez réutiliser d’une réponse sur l’autre, comme l’historique de la société, vos valeurs, les organigrammes, les biographies, etc.
- D’organiser votre contenu, soit en créant votre propre architecture de données, en prenant comme modèle vos DDQ standards, par exemple soit en vous adaptant à l’architecture proposée par la solution.
- Centraliser et stocker dans la durée vos contenus à un seul endroit, accessible par l’ensemble de vos contributeurs.
Une gestion des workflows efficace afin de simplifier la collaboration
Les workflows serviront à mettre en musique vos contenus et animer vos projets de la réception des questionnaires, jusqu’à la réponse à vos clients ou prospects, vous les construirez pour :
- Fluidifier la mise à jour de vos contenus, en mettant en œuvre des cycles de vie selon les contenus, avec une périodicité, des notifications aux contributeurs concernés, des rappels, un processus de validation et un indicateur sur le contenu, permettant d’identifier s’il est à jour ou “expiré”.
- Collaborer avec tous les contributeurs lors des réponses aux RFP & DDQ, notamment en permettant l’envoi de rappel pour faire avancer le projet selon la cible et des notifications sur vos actions de contribution, relance ou validation.
Une intelligence artificielle au service de l’automatisation des réponses
La bibliothèque de contenus standards vous permet de capitaliser sur vos précédentes réponses, afin d’optimiser la gestion de vos futurs questionnaires.
La solution doit pouvoir s’adapter à votre univers, votre vocabulaire d’industrie, spécifique à l’asset management, afin de faire correspondre les questions de vos clients et prospects avec vos contenus existants et vous indiquer de manière fiable si un contenu existe ou non sur un thème donné.
L’intelligence artificielle peut également être mise au service du maintien à jour de votre base de contenus en détectant les potentiels doublons ou contenus similaires.
Une vision 360 sur l’activité de vos RFP & DDQ
L’objectif de cette vision 360 est de piloter tous les aspects de votre gestion des RFP, à travers des tableaux de bords plus ou moins complexes et/ou personnalisables sur lesquels vous pourrez :
- Suivre l’avancement de vos projets RFP ou DDQ : en cours, date cible proche, en retard etc.
- Calculer vos ratios type “taux de conversion ou win rate” (nombres de RFP remportez/nombres de RFP complétés), par questionnaire ou par type de produit.
- Visualiser le temps passé par contributeur, par RFP, par question, détecter les potentiels blocages et points d’amélioration.
- Gérer vos contenus selon leur statut : à jour, expiration proche, expirés et selon leur usage (des plus aux moins utilisés)
- Évaluer le taux de complétude de votre base, en terme de langues, de mots clés demandés par vos clients & prospects mais pour lesquels vous n’avez pas de contenus etc.
Toutes ces fonctionnalités sont proposées par les principaux acteurs du marché, avec différent degrés de maturité et de personnalisation, d’où l’importance de bien connaître les futurs utilisateurs de l’outil et vos besoins, afin de cibler la solution qui vous conviendra.
Nous vous conseillons d’émettre un RFI auprès des éditeurs qui vous intéressent, puis d’organiser des démos avec ceux qui vous auront le plus convaincus lors de cette étape.
Chez FinDiT Consulting, nous pouvons également vous accompagner dans ce processus et vous faciliter la communication, ayant déjà travaillé avec la plupart des éditeurs de solutions d’automatisation des RFP.
3 étapes pour bien choisir son outil RFP
Choisir son outil RFP : 10 fonctionnalités qui font la différence
3 conseils pour réussir l’onboarding de votre solution RFP
Comment organiser votre librairie de contenus ?
3 conseils pour maintenir une librairie utile, active et à jour
