Comment définir les workflows et cycles de vie des contenus ?

Les workflows représentent un des axes d’automatisation proposés par les solutions RFP et vont supporter principalement deux pans de l’outil : la mise à jour de la librairie, les réponses aux projets, c’est-à-dire fluidifier les différentes étapes entre le moment où le RFP est créé dans l’outil et le moment ou vous enverrez la version finale au demandeur. 

Les objectifs lors de cette phase initiale sont de : 

• Mettre sous contrôle les contenus, en s’assurant que chaque contenu est rattaché à un workflow, avec à minima une date de revue (ou date d’expiration), un contributeur, un validateur, dans chaque langue dans laquelle il existe, afin de maintenir la cohérence de votre librairie. On pourra ainsi créer un workflow simple permettant de répondre aux questions : qui doit mettre à jour quoi et quand et qui doit valider quoi et quand ? Vous pourrez créer des workflows adaptés à la nature des contenus, selon s’ils sont statiques ou dynamique. On considère généralement une revue annuelle pour les contenus statiques types historique de la société, adresse des bureaux, nomination, organigrammes etc, et une revue mensuelle ou trimestrielle pour les données dynamiques, chiffrées, comme les graphiques de performances, ou tableaux RH d’entrées et départs. Les notations ou données ESG sont considérées comme dynamiques, mais elles sont généralement mises à jour chaque année. Etant donné qu’elles sont liées aux sociétés ou émetteurs, on les associera au cycle de revue annuelle. Il faudra également que vous définissiez  les alertes ainsi que leurs fréquences et les personnes qui les recevront (individus ou groupes/boîtes email communes), certaines solutions proposent un fonctionnement via emails, d’autres des notifications internes à l’outil, qui nécessitent donc de s’y connecter régulièrement. 

• Définir les étapes successives permettant de gérer les projets de réponses, de la création à la version finale. Généralement, on utilisera les rôles et contributeurs/validateurs liés au contenu, et on ajoutera des étapes d’animation intermédiaires liées aux dates et contraintes du projet pour effectuer les relances selon la date cible de réponse, notifier les contributeurs et validateurs des événements à chaque fois qu’une étape est valider. On pourra choisir de faire valider les questions par équipes sur un mode groupé ou unitaire selon ce qui vous semble le plus efficace. Il est important de vous réserver suffisamment de temps côté RFP management pour vérifier et valider le document final en terme de contenus et de mise en forme.